NHKのあさイチと言う番組で、書類を整理するワザを放送していた。会社を退職してしばらく経ったし、家族の死に直面して、不要な書類は整理して自分が死んだ場合に必要な書類が見つかるようにしておかねばと思い立つ。
番組で強調していたのは、２段階。
まずは不要な書類を思い切って捨てること。
次に書類を数種類にまとめ、いつでも捨てられるように一覧性を保持することである。
今まで保存してきた書類を３種類に分ける。1.ゴミ、2.金目のもの、3.使う目的のあるもの、に分ける。
1.ゴミ
年賀状は十代の頃から捨てないできた。年度ごとにファイリングしたり、クリップで留めたりして何十年分ものストックがある。いつかは画像保存をしようと思っていたが、よく考えると使う目的があるかと言われれば、無いのだ。1.に分類し、思い切って捨てることにする。例外的に過去に住所録に入れず、そのままになっている関係者は今後も関係を持たないだろう。もう切り捨てても良いのではないか。素晴らしいデザインの年賀状もあるが、もう過去の物であり、それはその時の人生の喜びではあるが、振り返ることはしたくない。
他に税金の領収書、ガス水道の領収書が多量に出てきたが、将来何も使わないので、廃棄。あの頃はこんなに払っていた、又は今はこんなに高くなっていると確認して、何が変わるだろうか。
2.金目のもの
年金証書、生命保険契約書など、これから金に関係するものであれば、取っておくに越したことはない。俺が認知症になったり、死んだ場合の保険金請求には大いに関係がある。
3.使う目的のあるもの
これから行く旅先の情報や、キャンプの道具に関する情報など、ネットで正確にはヒットしなかったり、旅の情報誌で深堀りしている記事など。たまたまTVとかでメモした料理のレシピなど、これから使う情報でネットで検索は難しいもの。
過去に到達した先端地の証明書や、自転車ライドでもらった完走証など、過去の思い出を総合するなどの資料に使いたいので、まだ取っておく。
さて、第２段階として、1.をゴミ袋に詰め、2.3.が残ったあとの書類を分類するツールを導入する。
A4横サイズのファイルボックスと見開き式のフォルダーである。
なぜこれが分類に適しているかというと、フォルダーはファイルと違って綴じる手間が不要で、差し込めば終了、廃棄も中身をめくって発見したらすぐその書類だけ可能。書類の増殖を防ぐ効果がある。
実はこの見出し付きフォルダー、一般の文房具店には置いていない。近所の文房具店を探したのだが、純粋な事務用品に分類されるらしく、個人ではすぐには入手できない。結局ネットを利用して通販で入手。
ファイルボックスも多くの百均ではA4縦のものは多々あるが、A4横の物は少なく、探すのに苦労した。なんとか６個を確保した。
フォルダーの出し入れに邪魔なので上面の蓋をカッターで切り取る。
TVではボックスの大分類を６種に分けていた。くらし、健康、マネー、保証書、子供、未処理。
俺はもう子供については不要なので、５種類とする。
とりあえず大分類に従って第一段階の書類を５箱に分けていく。
やってみて解った。
「くらし」というタイトルは曖昧なので、ここに入れていいのか迷う。
保険証券は「保証書」分類なのだが、保険金受取内容はマネーの分類ではないのか
「健康」に関しては検診結果以外はスカスカなので、ここに心の健康である「旅」を入れてもいいのではないか
ということで、フォルダーに付ける小分類も含め、大分類も再構成しなければ目的の書類にたどり着かないのんではないかと思う。
まあ、不要書類が４５リットルゴミ袋に２つも出たので、まずは良しとしよう。
カテゴリーの再構成はまたの機会にする。
